IT-РІШЕННЯ ДЛЯ ВИРОБНИКА МІНЕРАЛЬНОЇ ВОДИ

Споживання мінеральної води в світі зростає, оскільки споживачі все більше цінують її користь для здоров’я. У зв’язку з цим, виробники, які піклуються про свій стабільний розвиток і зростання продажів, замислюються про автоматизацію як виробничих, так і адміністративних процесів. Так, власники бренду Rodowita z Roztocza для управління документообігом і інформаційним потоком компанії розпочали впровадження системи Comarch DMS.

Компанія-власник бренду була заснована майже 20 років тому, а повноцінне виробництво на заводі в місті Грабник запустили тільки в 2019 році. В силу різних обставин, структура фірми виявилася дуже розрізненою: штаб-квартира знаходиться в Красноброді, голова правління знаходиться в США, офіс відділу продажів – у Варшаві, а бухгалтерія – в Лодзі.

– Нашою Ахіллесовою п’ятою був оборот документів всередині компанії. Часто вони губилися або доходили до бухгалтерії з великою затримкою. Нам потрібна була ІТ-система, яка могла б організувати цей процес. Крім того, вона повинна працювати польською та англійською мовами. Ми проаналізували представлені на ринку рішення та вибрали саме Comarch DMS, – повідомила Agnieszka Kosiorek, фінансовий директор Rodowita.

Основне завдання Comarch DMS – це узгодження та затвердження вимог до матеріалів і вартості, а також прийом рахунків-фактур. Співробітники запускають в системі процес, в якому вони описують мету і вартість покупки. Підготовлений таким чином електронний документ перевіряється керівником, який може затвердити витрати, запросити у співробітника додаткову інформацію або відхилити запит. Рахунки-фактури також обробляються в електронному документообігу. Програма автоматично визначає, чи існує такий документ в системі. Це гарантує захист від подвійного введення рахунку. Потім документи класифікуються як рахунки-фактури або рахунки-проформи. На наступному етапі документ передається тому, хто його опише або прийме.

Співробітники отримують по електронній пошті повідомлення про поставлену задачу, навіть якщо додаток вимкнено. Налагоджена функція визначає час виконання завдання, завдяки чому співробітники точно знають, коли займатися тим чи іншим питанням, а самі процеси виконуються швидше. Доступ до системи також мають працівники бухгалтерії, яка обслуговує Rodowita z Roztocza.

Всі документи, які розроблені в системі Comarch DMS, зберігаються в електронному архіві, що дозволяє знайти документ за номером, датою платежу або даними контрагента.

Компанія хотіла мати можливість повідомляти і аналізувати широкий спектр даних, щоб мати чітке уявлення про поточну ситуацію. Одним з основних джерел даних для BI-аналізу є аналітичний опис, доданий в Comarch DMS. Документи в системі описуються кількома категоріями, починаючи від стандартних вимірювань, таких як МВЗ або фінансова категорія, до конкретних елементів, адаптованих до потреб компанії. Щоб зменшити кількість помилок і спростити роботу користувачів, список доступних значень для окремих людей був обмежений до необхідного мінімуму через додаток Comarch Dimensions. В результаті компанії вдалося оцифрувати і спростити частину, пов’язану з описом документів, а також отримати цінні дані для аналізу.

– Comarch DMS виправдала наші очікування, і ми вже бачимо ряд переваг від комп’ютеризації компанії. Систематизовано процес замовлення і прийому витрат, комунікація між співробітниками в Польщі і США проходить безперебійно, а висока якість аналітичних та бухгалтерських даних дозволяє нам приймати кращі бізнес-рішення, – резюмує Agnieszka Kosiorek.

Dodaj komentarz